– Hjemmekontor er overvurdert

Mange har pekt på hjemmekontor som en mer permanent løsning når vi en gang i fremtiden legger covid19-pandemien bak oss.

En undersøkelse i regi av arkitekturpsykolog Oddvar Skjæveland og Ane Gjerland ved Høgskolen i Bergen viser at arbeidstakere mener hjemmekontor fungerer litt bedre enn det i realiteten gjør for selskapene.

– Det er mange utopister der ute.

Skjæveland jobber i dagsom arkitekturpsykolog i Mellomrom Arkitekturpsykologi. Han forteller at deres undersøkelse viser halvparten av en gruppe mennesker på nesten 1000 stykker følte seg ensomme etter kun 14 dager på hjemmekontor i overgangen mellom mars og april i år.

Undersøkelsen er finansiert av Forskningsrådet, sammen med partnere.

– Noen synes det fungerer elendig, mens andre mener det er helt fantastisk. Gjennomsnittet sier hjemmekontor er helt greit. Min mening er at hjemmekontor er overvurdert, sier han.

Får ikke store konsekvenser

Skjæveland tror pandemien vil få noen konsekvenser for arkitektur og utforming av kontorlokaler, samt for vaner og atferd, men antakeligvis vil ikke konsekvensene være så store.

– Jo mer jeg jobber med dette og tenker over det, jo mindre tror jeg de reelle konsekvensene vil være.

Noen har spekulert i om kontorbyggene vil bli mindre. Hvis ansatte i gjennomsnitt er en dag i uken på hjemmekontor, er 20 prosent av staben borte.

Arbeidsgivere ønsker da å hente ut en gevinst ved å investere i mindre kontorlokaler. Problemet er at de fleste arbeidstakere ville foretrukket å ha hjemmekontor på fredager dersom de kunne valgt èn dag.

Hvis alle skal ha hjemmekontor fredag, vil det imidlertid være full bemanning resten av uka.

– Dersom man skal fordele hjemmekontor på ansatte utover hele uken, begynner det å bli komplisert. Da må man ha turnus-ordninger. Hvis det blir slik, betyr det at det alltid vil mangle noen på kontoret hver eneste dag. Det blir tungvint dersom målet med felleskontor er ansikt til ansikt-kommunikasjonen, advarer arkitekturpsykologen.

Ifølge Skjæveland mister man stemning, fart og inspirasjon hvis noen hele tiden skal være borte fra kontoret.

– Jeg tror det er mange som ikke har kompetanse eller analytiske evner nok til å forstå dette, og som derfor konkluderer med at hjemmekontor er kommet for å bli. Men det er en god grunn til at det de siste 20 årene ikke har kommet noen gode hjemmekontorløsninger.

Synkende interesse

Det siste halvåret har mange vært intenst opptatt av pandemiens innvirkning på hjemmekontor på kort og lang sikt.

Denne «hypen» er derimot gammelt nytt, framhever Skjæveland. Da teknologien som muliggjorde hjemmekontor ble allment tilgjengelig for 20 år siden, var det også en stor diskusjon om mulighetene dette ville gi.

Både i Norge og internasjonalt trodde man at hjemmekontor ville gripe om seg da mobiler og datamaskiner ble allemannseie.

I 2017-2018 gjennomførte Skjæveland og kollegaene en litteraturgjennomgang på feltet. Det viste seg at mye av interessen rundt hjemmekontor da hadde tapt seg i Norge.

– Fra år 2000 og fram til mars i år har kurven for hjemmekontor-interesse vært synkende. Nå har temaet fått et naturlig oppsving fordi det er enorme krefter som tvinger folk hjem.

Forskjellen på tidlig 2000-tallet og i dag er at folk at fått god trening i å jobbe hjemmefra. Skjæveland viser til at de har god dokumentasjon på at folk liker en kontorløsning som de har hatt over tid.

– Etterhvert som folk sitter på hjemmekontor, begynner de å like det. Da opplever de også mestringsfølelse når de blir flinkere til å jobbe på den måten. Vi hadde den samme teknologien for 20 år siden selv om den har blitt litt bedre og raskere, men vi har blitt flinkere til å bruke den fordi vi blir tvunget til det, sier han.

Taper produktivitet

Flere har prisgitt hjemmekontorløsningen. Blant annet har store, internasjonale teknologiselskaper gitt signaler om at dee vil la ansatte jobbe mye mer hjemme også etter pandemien.

Det som taler mot denne måten å jobbe på, er derimot at en del organisasjonstyper åpenbart taper produktivitet når folk er hjemme, ifølge Skjæveland.

Årsaken til det er mangel på såkalt «mikrologistikk», også kalt analog kommunikasjon. Det handler om blikkontakt og visuell kommunikasjon – det å se hverandre på kontoret og ta kontakt angående ting som tar noen sekunder å avklare.

– En avklaring som tar 30 sekunder tar man ikke seg bryet med når man sitter på hjemmekontor. Terskelen for å bringe mikrologistikk inn i den digitale kommunikasjonen er for høy, derfor går man glipp av den.

Kontorfellesskap oppfyller noen krav

Skjæveland og kollegaene har hatt en forskningsmessig gjennomgang av hvor effektivt hjemmekontor faktisk er. Forskningen viser at folk opplever hjemmekontor som ønskelig 2,5 ganger i uken. Det vil si 40-50 prosent av tiden.

– Ganske mange matriseorganisasjoner liker ikke at ansatte sitter på hjemmekontor, selv om de ansatte synes dette er greit.

Dette gjelder særlig i prosjektorganisasjoner. Ting går ikke fort nok og flyten er ikke optimal.

– Terskelen for mikrologistikk blir for høy når alt skal være digitalt. Det blir for lite ansikt til ansikt-kommunikasjon.

En annen faktor handler om hvilken «modus» man befinner seg i.

– Du kommer i en annen modus når du flytter deg fra et sted til et annet, som fra hjemmet til kontoret. Kroppen kommer i en beredskapstilstand.

– Kan kontorfellesskap være en løsning for pendlere etter pandemien?

– Hvis faktor èn er produktivitet og effektivitet, faktor to handler om tilstand og faktor tre handler om det sosiale, så dekker kontorfellesskap faktor to og tre, men ikke den første faktoren. Du sitter nemlig ikke sammen med de du leverer en tjeneste eller produkt med. Det gjør samarbeid vanskeligere.

Øker bevisstheten

Fram til Norge stengte ned 12. mars i år, var ikke folk bevisste nok på viktigheten av mikrologistikk, mener arkitekturpsykologen.

Han håper at en av effektene av covid 19 vil være å øke bevisstheten rundt denne formen for kommunikasjon.

– Digital kommunikasjon ser ikke ut til å ha samme effektiv som fysisk kommunikasjon. Terskelen er for høy til å sende skriftlige meldinger.

– Hva tror du vil bli fremtidens kontorløsninger?

– Noen tror at cellekontoret vil få en renessanse. Eller at det vil gå motsatt vei, at hjemmekontoret erstatter cellekontoret. Det kan bety at man eliminerer siste rest av cellekontorer i kontorløsninger og erstatter det med samhandlingsløsninger.

Det Skjæveland mener har blitt veldig tydelig dette halvåret, er at grunnen til at vi trenger kontorer er for å være fysisk sammen.

– Det er en enorm læring.

Historisk sett har hjemmekontor vært synonymt med frihet. Denne påstanden setter Skjæveland spørsmålstegn ved etter erfaringer han har gjort seg det siste halvåret.

– Er det virkelig frihet når man må sitte i videomøter time etter time og i mellomtiden være tilgjengelig på en kommunikasjonsplattform. Jeg tror ikke det er fritt lenger.

I gjennomsnitt har folk som sitter på kontor 4000-5000 skritt hver dag fordi de beveger seg rundt på jobben og til og fra kontoret. På hjemmekontor beveger man seg en tiendedel av dette.

– Mange føler seg låst til stolen.