Fire verktøy for å tenke strategisk om fremtiden

Verden blir mer usikker og krever stadig mer komplekse løsninger. Det gjør at forvaltningen må tenke mer strategisk om fremtiden - noe den er dårlig rigget for i dag.

Det var bakgrunnen for årets Styringskonferanse hos Direktoratet for forvaltning og økonomistyring, DFØ.

Konferansen samler toppledere fageksperter i offentlig forvaltning hvert år.

En som har tenkt mye på hvordan man skal tenke om fremtiden er professor Amy Zalman ved Goergetown universitetet. Hun er også partner i konsulentselskapet Prescient.

Zalman har liten erfaring med Norge og nordmenn, men fortalte salen at hun hadde lest en norsk-amerikaner da hun gikk på ungdomskolen.

Ole Edvart Rølvaag ble født i Dønna i Nordland i 1876 og ble fisker. Han utvandret til Amerika som 20-åring, fortalte foreldrene at han ville bli poet, ble forfatter og senere professor ved St. Olaf College i Minnesota. I amerikansk litteratur er han mest kjent for sine litterære skildringer av norskamerikanere.

Det var Giants of the earth Zalman og andre amerikanske skoleelever måtte lese helt frem til en gang på 60-tallet. På norsk er den todelt og heter: De dage: Fortællinger om norske nykommere i Amerika og Riket grundlægges.

Zalman mener at alle kan lære av Rølvaag og valget han tok da han brøt opp fra det tradisjonsrike fiskerlivet i gamlelandet og satset på noe helt annet.

– Jeg ønsker at folk skal kjenne på følelsen av at vi alle har muligheten til å endre fremtiden på en produktiv og meningsfull måte, sier hun.

Begynn med å lytte

Zalmans første skritt mot en mer strategisk tilnæring til fremtiden, er å lytte.

– For å finne spiren til nye trender, start med å spørre: Hva skjer akkurat nå? Hva gjør forskerne, gründerne og investorene akkurat nå? sier hun.

Gjennom sitt virke har hun kommet frem til fire verktøy for strategisk tenkning om fremtiden.

De fire trinnene er utformet så enkelt at de skal kunne sette ledere i stand til å analysere komplekse utviklingstrekk på baksiden av en serviett:

1) Forstå og forutsi endringer

2) Utforsk effektene av endringer

3) Innover og tilpass deg endringer

4) Pakk endring inn i en historie

Muligehetskjeglen

Et verktøy som kan være til hjelp når man skal forsøke å danne seg et bilde av fremtiden, er den såkalte mulighetskjeglen. Tenk at fremtiden kan ses gjennom en kjegleformet kikkert, hvor det mest sannsynlige ligger midt i glasset. Her kan man også tegne seg inn bilder av den fremtiden man ønsker seg og av diverse «wild cards». Til slutt sitter man igjen med det som er den mest plausible fremtiden og alt det som er den mulige fremtiden, forklarer Zalman.

Som en som forsøker å tenke vitenskapelig om futurisme, er hun tydelig på at selv de mest utenkelige scenarier man gjorde seg for bare noen tiår, gjerne faktisk har slått til. Men det handler ikke om å treffe blink, men om å hele tiden forsøke å forstå trender.

Effekter av effekten

Når man så skal utforske effektene, skal man ganske enkelt tegne opp et tankekart hvor man plotter inn noen effekter av trenden man tenker på, og så noen effekter av effektene igjen som ringer i vannet til man får et oversiktsbilde. Nok en gang handler det mindre om å få alt riktig, alle endringer får uante konsekvenser, men om å bruke fantasien.

– Her kommer fantasi godt med. Det er gjerne den viktigste egenskapen når man skal tenke om fremtiden, forklarer Zalman.

Vanskelig tilpasning

Det tredje trinnet handler om å finne ut hvor en trend er på veien fra visjon til allemannseie. Her kan man ta i bruk ideen om tre horisonter.

Zalman forklarer at alle tenker om fremtiden, vi bare gjøre det med forskjellig og svært personavhengig utgangspunkt. Mens noen liker å tenke langt frem på luftslott, er andre mer orientert om det som skal skje de neste dagene. Begge deler er en viktig del en god fremtidsanalyse. Men aller viktigst er det å ha de riktige menneskene til å operere i feltet mellom de to horsontene. Dette er gjerne gründere og nyskaperne.

– Dette er folk som kan gjøre kompromisser. De forstår at noe at det bestående vil forsvinne og tilpasser seg det samtidig som de har et øye mot de langsiktige visjonene som et mål.

Zalman påpeker viktigheten av å finne frem til disse typene i en hver organisasjon og gjerne gi dem mer ansvar for innovasjonsarbeidet.

Endringshistorien

Til sist når man har en ide om hvilken fremtid man vil sikte mot, er det på tide å skape en strategisk endringshistorie.

– Fortellinger går foran virkeligheten. Og en historie trenger en karakter, spenning og et mål. Og for at folk skal ønske å slutte seg til historien, må den ha en åpen slutt, sier hun.

Et eksempel er historien om bitcoins fremvekst. Det kunne vært en enkel historie om teknologisk endring, men bitcoins enorme spredning hadde kanskje aldri skjedd uten også historien om noe helt nytt som bryter med statens kontroll over pengene og den mystiske opphavsmannen Nakamoto som fortsatt ikke er identifisert.

Et annet eksempel er hentet fra et internt memo fra den gangen da avisen New York Times skulle for alvor legge om en til mer digital arbeidsform.

Nitidig tagging av alle nyhetssaker var en del av de nye rutinene, men for å selge dette til egen organisasjon, hadde ledelsen gjort noe som professoren finner smart nok til å fremheve: de pekte på at avisen faktisk var først i verden til å kategorisere sakene sine allerede for over hundre år siden, da man først begynte å arkivere nyhetssaker i riksarkivet.

Det var nettopp dette arbeidet som hadde gitt avisen den posisjonen den nøt godt av i dag.

Altså var det ikke en ny og kjedelig rutine, men et ytterst viktig og tradisjonsrikt arbeid for hele organisasjonen.